Zarządzanie czasem - dlaczego jest ważne

Zarządzanie czasem to proces ściśle związany z podstawowymi uwarunkowaniami egzystencji ludzkiej. Reguluje go czas zegarowy, biologiczny i jednakowa hierarchia potrzeb człowieka. Czas jaki mamy do zagospodarowania jest w miarę stały dla wszystkich i wcale nie jest go tak dużo, jak może się pozornie wydawać. Czas jest pożytkiem ograniczonym w formacie ilościowym, który co więcej nie daje się cofnąć, składować, nie można go kupić, zwielokrotnić, nie daje się niczym zastąpić i nieustannie upływa.

Właściwe zarządzanie czasem jest niezwykle istotne nie tylko dla dyrektorów czy menedżerów, lecz dla każdego z nas, gdyż w pełni pozwala  wykorzystać czas przeznaczony na karierę zawodową oraz życie prywatne.

Jak zarządzają czasem menadżerowie na świecie?

Jeżeli chodzi o zarządzanie czasem menadżerów, można wskazać bardzo wiele błędów. M. Hinzberg w Kanadzie i W. Kieżun w Polsce przeprowadzili badania zarządzania czasem, z których wynika, że:

• Menadżerowie pracują zbyt długo (długość dnia pracy od 8,48 do 14,43 godzin dziennie zamiast 8 - 9 godzin).
• Menadżerowie wykonują od 43 do 583 różnych czynności dziennie, zamiast 10 - 15. Skutkiem takiego błędnego zarządzania czasem jest brak koncentracji i spontaniczna skłonność do przepracowywania się.
• Menadżerowie wolą spontaniczność i akcyjność działania zamiast zajmowania się poważnymi i zaplanowanymi działaniami.
• Zaobserwowano też bardzo niski stopień świadomego planowania pracy przez menadżerów, czego wynikiem jest realizacja zaledwie 20% zaplanowanych czynności (powinno być 60 - 70%). Menadżerowie często też ulegają naciskom zewnętrznym, co pogarsza efektywność ich pracy.
• Menadżerowie przyswajają zbyt wiele nieistotnych informacji, które nie są wcześniej odpowiednio selekcjonowane.
• Zbyt mało rutynowych zadań jest delegowanych do pracowników niższego szczebla, co prowadzi do przepracowania i często frustracji.
• Nakłady czasu przeznaczone na samokształcenie wynoszą jedynie 2 - 4%.
• Menadżerowie poświęcają na zebrania i narady aż 20 - 60% swojego czasu.

Z przeprowadzonych badań wynika niestety, że czas pracy menadżerów i dyrektorów jest źle wykorzystywany, jego większość ulega zmarnowaniu na czynności jałowe i nieefektywne.

Zarządzanie czasem - najczęściej popełniane błędy

Zarządzanie czasem to tak naprawdę czynność bardzo osobista. Chodzi tu o nasz czas i nasze życie. Błędy popełniane na etapie planowania i podejmowania decyzji powodują największe straty w zasobach naszego czasu. Odwlekanie wykonania zadań i podejmowanych decyzji jest wynikiem słabego charakteru i powoduje gromadzenie się „nieprzyjemnych" spraw.

Problemy z czasem mogą wynikać ze specyficznych uwarunkowań psychologicznych, które należy korygować, aby zarządzanie czasem się powiodło.

Ważne uwarunkowania , które należy uwzględnić to: perfekcjonizm, pracoholizm, specyficzne nawyki codzienne.

• Odwlekanie - ten często popełniany w zarządzaniu czasem błąd polega na świadomym lub nawykowym odkładaniu na później spraw, których nie lubimy ,a które powinny być zrealizowane od razu. Proces ten ma miejsce najczęściej wtedy gdy zaplanowany termin realizacji zadania minął albo gdy w ogóle nie planuje się terminów, a sprawa stała się paląca i budzi stały niepokój. Odwlekanie wykonania zadań skutkuje ich nagromadzeniem się i koniecznością realizacji wielu nielubianych zadań na raz.
• Perfekcjonizm - zachowanie, które w procesie zarządzania czasem może wydawać się niezwykle cenne, tymczasem jest olbrzymim błędem. To strach przed porażką prowadzi do perfekcjonizmu. Jesteśmy tak zaabsorbowani tym, co pomyślą o nas inni, że nieustannie prowadzimy dzieło do perfekcji, marnując przy tym niepotrzebnie czas. Zabijamy przy tym własną kreatywność i spontaniczność. Perfekcjonizm wywodzi się z błędnego przekonania, że im więcej czasu spędzimy nad czyś, tym to coś będzie lepsze. Perfekcjonizm może oznaczać brak pewności, to z kolei powoduje obsesyjne doprowadzanie rzeczy do całkowitego porządku. Ludzie, którzy chcą wszystko robić perfekcyjnie, często w ogóle nie rozpoczynają pracy, gdyż przez zbytnią drobiazgowość, najprostsze zadanie staje się ponad ich siły.
• Pracoholizm - terminoznaczający uzależnienie od pracy. Osoba uzależniona od pracy nie może się bez niej obejść bez względu, jak szkodliwe jest to dla jej zdrowia psychicznego. Pracoholik poświęca pracy każdą wolną minutę, ale jednocześnie wcale nie musi odczuwać przyjemności z jej wykonywania. Pracoholicy to tacy ludzie, którzy nie są w stanie odpoczywać, nie mogą przestać myśleć o pracy, nie mają czasu na nic poza pracą. Osoba ciężko pracująca (entuzjasta pracy) pracuje, aby wykonać jakieś zadanie. Praca sprawia jej przyjemność i wie, kiedy może przerwać, aby zając się czymś innym. W rezultacie entuzjasta pracy jest bardziej produktywny niż pracoholik. Ważne jest, aby odróżnić obie te kategorie. Warto się zastanowić, gdy czujemy, że popadamy w pracoholizm.

Jak umiejętnie zarządzać czasem?

Zmień podejście! Zarządzanie czasem to nie lista rzeczy do zrobienia, ale umiejętność układania priorytetów.

Jak to osiągnąć?

„Focus. Najpierw rzeczy najważniejsze"  - warsztaty, które uczą, jak wydajności nie przeciwstawiać jakości.  Wydajność nie może konkurować z jakością działań. Należy skupiać się na kierunku działania, a nie na prędkości tego, co robimy. Jednym z podstawowych błędów zarządzania czasem jest to, że zbyt skupiamy się na prędkości działań, a nie na ich kierunku. Nauczmy się rozróżniać spawy pilne od ważnych, i tym ostatnim poświęcać nasz czas. Czas jest dobrem, którego nie możemy odzyskać. Nie możemy go poddać procesowi recyklingu. Wszystkie inne dobra, w taki czy inny sposób możemy odbudować, odzyskać, przywrócić. Nikt z nas nie może wrócić się i zrobić coś jeszcze raz. Ale każdy może od jutra zacząć inaczej.  

Jeśli skupimy się na rzeczach naprawdę ważnych, wynikających z naszych celów, wartości czy pasji - nie będziemy potrzebowali dodatkowych technik asertywnego mówienia „nie , aby bronić naszego bezcennego czasu, np. przed  niezapowiadanymi rozmówcami (tzw. przeskadzacze). Właśnie w takich „przeskadzaczach" - rzeczach nieważnych, którym poświęcamy czas,  tkwią pułapki naszego zapracowania, zbyt krótkiego dnia, nadmiernego zmęczenia. Szkolenie „Fokus. Najpierw rzeczy najważniejsze"- prowadzi do przypomnienia, określenia nazwania naszych wartości, priorytetów, celów - naszej misji i sensu naszego życia. Zmusza do odpowiedzi na pytanie, co jest dla mnie najważniejsze Pomaga podejmować decyzje w trudnych chwilach - co mam wybrać i na co poświęcić swój czas?
Problem nieumiejętnego zarządzania czasem często jest prezentowany w kontekście stresu, jaki mu towarzyszy. Robienie więcej w krótszym czasie może wzmocnić stres. Jeśli lista zadań nie jest zgodna z ich wartością, wykonasz bardzo dużo pracy, ale nie będziesz z niej zadowolony.

„7 nawyków skutecznego działania" - Zarządzanie czasem oznacza zarządzanie sobą. Zapraszamy do refleksji nad sobą, analizy tego, co wartościowe i zdobywania umiejętności, jak tych wartości bronić przed różnymi „intruzami". Szkolenie „7 nawyków skutecznego działania" umacniania dochodzenie do niezależności w swoich decyzjach, poglądach, możliwościach. Niezależność daje nam odwagę podejmowania trudnych decyzji, mówienia nie rzeczom nieważnym nie poddawaniu się ułudzie rzeczy pilnych ale nie ważnych. Jest podstawą współzależnej, synergicznej współpracy z innymi.

Szkolenie skierowane jest do osób na dowolnych stanowiskach, które czują, że nie mają dość silnej woli, by konsekwentnie trzymać się tego, co zaplanowały oraz do tych, którzy nie planują w ogóle. Od większości ludzi zajmujących się biznesem nieustannie wymaga się poświęcenia czasu i uwagi wykonywanej pracy. Szkolenie pozwala rozwijać sprawdzone umiejętności z zakresu zarządzania czasem opierając się na funkcjonalnych systemach planowania.

 „Przywództwo XXI wieku" - w erze wiedzy i rozwiniętej świadomości, przed liderem stoi wyzwanie organizowania swojego czasu oraz pomaganie swoim podwładnym w zarządzaniu ich czasem.  Idealne miejsce pracy to takie, w którym członkowie zespołu wiedzą, co jest najważniejsze i nieustannie osiągają zaplanowane cele. Optymalne środowisko to takie, w którym pracownicy osiągnęli równowagę pomiędzy obowiązkami zawodowymi i prywatnymi, planują i tworzą hierarchię swoich codziennych i cotygodniowych działań, by kończyć projekty, dotrzymywać terminów i złożonych obietnic. To właśnie lider musi tworzyć nie reaktywne, ale produktywne środowisko, w którym ukierunkowanie i wytyczne zapobiegają kryzysom, stresom i frustracjom. Budowania takiego zespołu i przewodzenia mu uczymy się na szkoleniu Przywództwo XXI wieku.